Membuat Mail Merge di Microsoft Office Word

            Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor). Microsoft Word dipergunakan untuk membantu pembuatan dokumen berupa laporan ataupun makalah. Nah, disini kita belajar membuat Mail Merge. Mail merge adalah sebuah fasilitas di Microsoft office word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template nya sama namun tujuan penerimanya berbeda. Selain digunakan untuk menulis surat, Mail Merge juga berguna untuk membantu mempermudah dalam pembuatan sertifikat atau tulisan lainnya  dalam jumlah yang banyak. Cara atau langkah-langkah membuat Mail Merge yakni:

1.   Langkah pertama untuk membuat mail merge pada Microsoft Word yaitu, buka Ms. Word lalu tulislah surat resmi yang akan dibuat. Kemudian, kosongkan bagian nama dan alamat, seperti pada gambar di bawah ini:

                     

Gambar 1. Mengosongkan nama dan alamat

2.      Pada menu bar pilih Mailings, pilih Start Mail Merge, lalu pilih Step by Step Mail Merge Wizard.

               

Gambar 2. Start Mail Merge

3.   Kemudian pada bagian sebelah kanan akan muncul tampilan step by step. Pilih “Next: Starting document”.

                      

Gambar 3. Memilih jenis dokumen

4.      Berikunya, Klik “Next: Select recipients”.

                    

Gambar 4. Memilih dokumen awal

5.      Pilih “Type a new list” lalu pilih “Create”.

                 

Gambar 5. Type a new list

6.      Untuk mengisi alamat list baru, pilih “Customize Columns”

                    

Gambar 6. New address list

7.      Langkah berikutnya, menghapus sau persatu semua field names dan di ganti dengan Nama dan Alamat. Jika sudah klik “OK”.

         

    

 Gambar 7. Customize address list

8.  Setelah mengisi field names, disini kita akan mengisi data atau entry baru. Untuk menambah baris baru, klik “New Entry” dan jika sudah klik “OK”.

                                                 

                   

Gambar 8. New address list

9.  Jika sudah, simpan address list tersebut, sebaiknya simpan di folder tempat biasa kita menyimpan dokumen.

                

Gambar 9. Menyimpan address list

10.  Setelah menyimpan address list tadi, kita akan kembali ke tampilan mail merge. Klik “Next” saja sampai pada step yang terakhir.

11.  Arahkan kursor pada nama yang akan kita tuju dalam surat tersebut, kemudian pada mailings tab klik “Insert Merge Field”. Dan untuk melihat hasil nama dan alamat yang kita masukan tadi, klik “Preview Results” yang terletak pada grup Preview Results dengan menekan tanda panah kecil yang ada di samping Preview Results

  

Gambar 10. Menampilkan hasil percobaan

SEMOGA BERMANFAAT

Related Posts:

Tweet